DEFINIAMO IL PROJECT MANAGEMENT

La definizione di Project management

Per definire accuratamente il Project management, partiamo col dire che la gestione del progetto non è altro che la sorveglianza e il controllo del lavoro richiesto per completare qualunque progetto.

I progettisti svolgono il lavoro necessario al completamento del progetto, mentre il project manager lo mantiene monitorato e controlla da vicino lo svolgimento delle varie attività del progetto.
Diciamo subito che, essendo i progetti un qualcosa di temporaneo e, spesso, unico richiedono che il project manager sia attivamente coinvolto nella loro realizzazione.

Le 9 aree del Project management

La gestione dei progetti si compone di ben nove aree di conoscenza che andremo ad esaminare dettagliatamente nel corso delle prossime settimane:

• Gestione integrata dei progetti - Quest'area si focalizza sullo sviluppo ed esecuzione del piano di progetto
• Gestione dello scopo del progetto - Quest'area si occupa della creazione, della pianificazione e della realizzazione del campo di applicazione del progetto
• Gestione delle tempistiche dei progetti - vedremo presto come il time management, quando parliamo di gestione dei progetti, sia importantissimo perché il rispetto delle tempistiche è addirittura cruciale per il successo del progetto.
  E' in questa area che andranno inquadrate le singole attività, le loro caratteristiche e il come si inseriscono nel disegno generale del progetto
• Gestione dei costi di progetto - Il costo è fondamentale nel Project Management perché rappresenta sempre un vincolo nella gestione dei progetti. In questo pacchetto di conoscenze metteremo la capacità di pianificare, la bravura nello stimare i costi e nel preparare i budget adeguati e l'abilità nel controllo dei costi.
• Gestione della Qualità dei progetti - Questa è l'area dove qualunque professionista della Qualità gioca in casa perché è il settore dove confluiscono le conoscenze relative alla pianificazione della Qualità, alla gestione della Qualità, all'Assicurazione della Qualità e al Controllo della Qualità
• Gestione delle Risorse Umane legate al progetto - Le conoscenze che fanno capo a quest'area si concentrano sulla progettazione dell'organizzazione che dovrà occuparsi del progetto, sulle modalità di acquisizione del personale necessario e sullo sviluppo del team di progetto
• Gestione della comunicazione all'interno del progetto - Un project manager passa la maggior parte del suo tempo a comunicare con gli altri: i colleghi del team di progetto, i clienti, i fornitori, i responsabili all'interno dellorganizzazione e all'esterno e tutte le altre parti interessate a seguire da vicino lo svolgimento del progetto.
  Anche quest'area viene spesso trascurata a vantaggio dellos viluppo delle competenze più prettamente tecniche ma una buona conoscenza delle principali metodologie di comunicazione faciliterà enormemente la buona riuscita di qualunque progetto
• Gestione dei rischi legati al progetto - Ogni progetto ha dei rischi. Questa area di conoscenze si focalizza sulla comprensione delle basi del risk management per poter pianificare al meglio quali rischi potremmo dover gestire, come analizzarli e come mantenerli sotto controllo monitorandoli
• Gestione contrattuale dei progetti - Quest'area racchiude le conoscenze legate alla pianificazione, preparazione, gestione, amministrazione e chiusura del contratto che sta alla base del progetto che ci troveremo a dover gestire

Definizione del ciclo di vita del progetto

Un attributo comune a tutti i progetti è che, presto o tardi, giungeranno alla fine. Provate a ripensare per un attimo ad uno dei vostri progetti che ricordate con maggiore affetto. Il progetto probabilmente iniziò con il desiderio di cambiare qualcosa all'interno di un'organizzazione. L'idea di cambiare questo "qualcosa" iniziò a circolare nella vostrra organizzazione senza costrutto fino a quando qualcuno ebbe l'intuizione di strutturare l'idea in qualcosa di più organizzato: un progetto, appunto.

La storia del vostro progetto arrivò alla sua logica conclusione dopo aver attraversato alcune fasi ben identificabili che, insieme, originarono il suo ciclo di vita.
Ognuna di queste fasi, se ci pensate bene, terminò con la creazione di un output ben preciso.
Facciamo un esempio pratico per capire meglio di cosa stiamo parlando. Immaginiamo che Marco, il nostro project manager di fantasia, si trovi a dover gestire il progetto per la costruzione di un nuovo magazzino.
La società che si occuperà direttamente della costruzione ha fissato alcune fasi del progetto piuttosto chiaramente. Avremo:

• il sopralluogo e la raccolta dati
• la fase di progettazione vera e propria che inizierà con la prima emissione del progetto
• l'approvazione del cliente o la messa a punto di ciò che non va e la gestione delle eventuali modifiche
• la richiesta di autorizzazioni e permessi
• l'inizio vero e proprio dei lavori con tutte le fasi della loro gestione

così via. Ogni fase, grande o piccola, si traduce in qualche risultato che tutti possono riconoscere facilmente dicendo: "Ehi! Stiamo facendo progressi!"
Alla fine, il progetto verrà completato e il magazzino sarà messo in produzione.

All'inizio del progetto, il nostro project manager definirà la pianificazione nel dettaglio, grazie ai dati raccolti e all'esperienza maturata sia da lui che dagli esperti che lo supportano. Il project manager e il suo team di progetto stabiliranno quando dovrebbe iniziare ogni fase del progetto, quanto dovrebbe durare e il risultato finale (spesso definito come "milestone") che segnerà in maniera univoca la conclusione di ogni fase del progetto.
Il rispetto delle milestone è un punto molto importante nella gestione dei progetti perché permette agli interessati di vedere quanto il progetto è progredito, se è in ritardo e in che misura deve avanzare per arrivare al completamento.

Definizione del processo di Project Management

Dunque tutti i progetti hanno le stesse fasi? Certo che no! Un progetto pensato per creare, produrre e lanciare un nuovo farmaco non potrà certo avere le stesse fasi di un progetto alla base della costruzione di un grattacielo. Entrambi i progetti, tuttavia, potranno essere ricondotti ai 5 processi gestionali tipici dei progetti:

• Fase di avvio - Questo processo serve a lanciare il progetto o una sua fase specifica. Vengono identificati i bisogni dell'organizzazione e si ricercano tutte le soluzioni alternative per soddisfare queste esigenze.
  Per lanciare un progetto, si sceglie il project manager che dovrà seguirlo e si prepara un elenco di massima di ciò che si vuole fare
• Pianificazione - C'è poco da spiegare relativamente a questa fase. Il processo di pianificazione richiede che il project manager e il team di progetto sviluppino il nucleo dello stesso e la gestione di tutte le attività figlie che si rendono necessarie per il completamento del progetto.
  Questo processo è uno dei pezzi più importanti nella gestione del progetto.
• Esecuzione - Questo processo permette al team di progetto, ai fornitori e a tutte le parti interessate di muoversi insieme verso il completamento dei lavori descritti nel processo di pianificazione.
• Controllo - Il project manager utilizzerà questo processo per controllare il lavoro del project team e e di tutti coloro che stanno lavorando sul progetto.
  Il project manager controllerà che i risultati delle fasi siano in linea col progetto, verificherà la portata di eventuali cambiamenti e confermerà o meno il livello atteso di qualità del lavoro eseguito. Questo processo richiede anche che il project manager faccia un controllo sui costi per verificare che siano in sintonia con quanto pianificato.
  Il project manager informerà, poi, il responsabile del progetto dei progressi e gli segnalerà i problemi. Toccherà al responsabile di progetto informare, in seguito, il committente e tutti gli interlocutori chiave. Ovviamente project manager e responsabile di progetto sono due figure che possono tranquillamente coincidere, soprattutto nelle piccole realtà
• Chiusura - Anche in questo caso occorre lavorare ben poco di fantasia per capire quali attivitàfanno capo a questo processo. Si parla dell'accettazione finale del'output di progetto, della presentazione della documentazione di supporto necessaria, della chiusura della contabilità del progetto e dell'assegnazione del team di progetto a nuove fatiche progettuali

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

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